Kan man dele IT-systemer på tværs af kommuner?

Flere kommuner er gået sammen i forskellige former for samarbejde for drift af kommunernes IT-løsninger og udvikling. De forskellige former for samarbejde kan på papiret være med til at give fordele til de kommuner der er gået sammen i fællesskaber. Det kan dog også hurtigt vise sig at blive problemstillinger for kommunerne, når det kommer til indkøb, tilpasninger og drift, da kommunerne i natur er forskellige organisationer med meget forskellige historier bag organisationsdesign og IT-indkøb. Kommunerne har med andre ord forskelligartede forretningsarkitekturer og IT-arktiekturer på trods af de i teorien er sat i verdenen for at løse de samme opgaver på forskellige geografisk-afgrænsede områder.

Det har med andre ord betydning for den enkelte kommune, at den i tidernes løb har valgt at anvende et bestemt ESDH-system, HR-system, plejesystem eller omsorgssystem. Det kan et samarbejde på tværs af kommuner ikke nødvendigvis nedbryde, da blandt andet de lokale kontorer har haft en stor indflydelse på valg af værktøjer og arbejdsmetoder. Det kan have sine fordele lokalt, men det besværliggør samtidigt mulighederne for at høste gevinsterne ved stordriftsfordele.

De lokale valgte arbejdsgange og funktioner i organisationerne i de forskellige kommuner har også stor betydning for om, fælles driftsselskaber vil være i stand til at kunne yde en god service til brugerne og dermed om den pågældende service vil kunne understøtte den kommunale udvikling.

Deling af værktøjer og systemer

I tilfældet af kommuner går sammen for at sikre et udbud af nye IT-systemer, så bliver kommunerne også nødt til at tage højde for de omkringliggende IT-systemer i de enkelte kommuner. Dette skyldes et øget ønske om automatisering og deling af data mellem IT-systemer for at lette overgangen mellem de forskellige fagkontorer der skal foretage forskelligartede vurderinger med henblik på at give borgere, foreninger og virksomheder en sammenhængende service,  Integrationer til de omkringliggende IT-systemer vil have betydning for omkostningerne for at sende nye IT-løsninger i udbud og for at implementere disse i den enkelte kommune.

Omkostningerne ved fælles udbud og deling af IT-værktøjerne kan dermed være at der ikke tages højde for de lokale forhold der ellers gør at den enkelte kommune fungerer. Der kan være visse fordele på sigt for kommunerne, hvis de over en længere periode investerer midler i, at opretholde samarbejdet og foretage fælles udbud. Denne model vil i de fleste tilfælde kræve, at de enkelte kommuner afsætter flere midler til digitalisering og IT-indkøb. Der vil være tale om investeringer, hvilket vil betyde at der i stort omfang vil være risici forbundne investeringerne.

Ejerskab

Før kommunerne vil kunne få fordele ved at samarbejde om udbud af de forskellige typer IT-indkøb, så skal kommunerne først og fremmest tage ejerskab over forretningsbehov, forretningsprocesser og sikre at de fornødne ressourcer er til stede i organisationen. I tilfælde af kommunerne ikke tager ejerskab, så vil det betyde at den enkelte kommune ikke vil opnå fordelene ved stordrift eller storindkøb af IT-løsninger.

Stordriftsfordele ved drift af IT-løsningerne vil først for alvor komme til fordele, når kommunerne anvender IT-løsninger der minder så meget om hinanden, at de samme ressourcer med samme kompetencer vil kunne understøtte driften af løsningerne.

Et eksempel på ovenstående problematik er Den Storkøbenhavnske Digitaliseringsforening (DSD) der i 2017 fik indkøbt et omsorgssystem til foreningens medlemmer. I udbudsmaterialerne fremgik det, at kommunerne havde vidt forskellige IT-miljøerne og omsorgssystemet derfor skulle have udviklet integrationer der passede til netop disse IT-løsninger. Dette er med til at skabe udfordringer vedrørende prioriteringen af, hvilke integrationer og funktionalitet der skal udvikles først og hvad der sidenhen skal implementeres. I tilfælde af kommunerne først meget sent får realiseret netop deres forretningsbehov, så vil kommunerne opleve, at de gevinsterne bliver ædt op af ekstra driftstid til styring af IT-systemerne.

Konklusioner

Det virker sandsynligt at kommuner der har valgt i længere perioder at anvende samme IT-systemer vil kunne gå i udbud om indkøb af nye. Det virker til gengæld usandsynligt, at kommuner der over en lang periode har købt IT-systemer på baggrund af egne behov og i den forbindelse har gået solo vil være i stand til at opnå fordele om deling af IT-systemer på kortsigt. Det er ligeledes usandsynligt at kommuner, der ikke har været modne i forhold til ejerskab af forretningsprocesser og krav til forretningsprocesserne, vil være i stand til at opnå mærkbare fordele ved at gå sammen med andre kommuner om indkøb af IT-systemer, tvært imod vil disse kommuner antageligt komme til at indkøbe IT-systemer der ikke giver den fornødne værdi.

Det er ligeledes usandsynligt at kommunerne på kort sigt vil kunne opnå stordriftsfordele ved indkøb af IT-systemer, da IT-systemerne selvsagt bør tilpasses forretningsprocesserne i de enkelte kommuner og ligeledes integrere til kommunernes diversificerede IT-systemlandskaberne.

Hvad vil Den Storkøbenhavnske Digitialiseringsforening?

Jeg har igennem den seneste tid hørt en del til udbud og aktiviteter der foregår i regi af ”Den Storkøbenhavnske Digitaliseringsforening”, men det er utrolig svært at få oplysninger om, hvad foreningen vil, og hvad foreningen har mandat til. Modsat D11 (Sjællandske Digitaliseringsforening), da kan man ikke finde oplysninger om foreningen på en nem, effektiv og centraliseret måde. Vedhjælp af mit netværk på LinkedIn og en hav af søgninger på søgemaskiner som Google og Bing har jeg fået oplysninger om, at DSD har fået tilknyttet en chefkonsulent og noget som minder et sekretariat i Høje-Taastrup Kommune, og at foreningen består af ni kommuner. På Version2 (Lykke-Nedergaard, 2016) fremgår det, at DSD har en løsere struktur end D11, da Solrød Kommune valgte at skifte på grund, af hvad man mente var en mulighed for at undgå at købe IT-systemer, som man ikke forventede at skulle bruge.

En af medlemskommunerne, Solrød Kommune, beskriver det som at DSD har mandat til at udarbejde og eksekvere end digitaliseringsstrategi for medlemskommunerne, hvilket så også vil betyde, at kommunerne forpligtiger sig til at digitalisere forretningsprocesser ud fra de principper, målbilleder og retningslinjer, som DSD har udarbejdet.

Via en pressemeddelelse, som jeg fandt på Høje-Taastrup Kommunes hjemmeside, da fremgår det, at DSD vil dele ressourcer på tværs af kommunegrænser, når det kommer til anvendelse af personale med kompetencer inden for IT og projektledelse.

Synergi?

Hvad vil medlemmerne (kommunerne) få ud af at deltage i en digitaliseringsforening? Det er svært at pege på, da selv små udvalgsstyrede kommuner med enhedsforvaltning har meget komplicerede IT-systemlandskaber, og som ofte er meget forskelligartede. Ligeledes kan man med en hvis rimelighed antage, at de fleste kommuner først begyndte på at få styr på deres IT-systemlandskaber meget sent, hvormed der også vil være en stor del af teknisk gæld, såvel som en meget stor sandsynlighed for, at man ganske enkelt ikke ved, hvad de enkelte systemer blev brugt til samt manglende dokumentation af systemerne. Det vil betyde for de enkelte kommuner, at samarbejdet på tværs af kommunegrænserne vil blive besværliggjort, da man ganske enkelt ikke har samme forudsætninger eller viden. Derfor vil synergierne udeblive af samarbejdet.

Konklusion

Det er stadig uklart, hvad Den Storkøbenhavnske Digitaliseringsforening egentlig kan og vil. Der er allokeret en chefkonsulent til understøtte foreningens arbejde i mellem de ni medlemskommuner. Det er usikkert, hvordan man forventer at de ni medlemskommuner skal samarbejde for at øge kommunernes fælles digitaliseringsevne og kompetencer og ligeledes virker foreningen relativt lukket, hvilket er i kontrast til D11.

Kilder

1. Lykke-Nedergaard, J. (2016). Solrød Kommune: For dyrt at indgå i kommunalt IT-samarbejde. URL: https://www.version2.dk/artikel/individualitet-kan-spaende-ben-kommunale-it-faellesskaber-720443 .