Standardisering af IT-indkøb

Arkitekturstyringsstrategien omhandlende standardisering af IT-indkøb anvendes meget blandt de danske kommuner, da arkitekturstyringsstrategien giver anledning til at kommunerne i så høj en grad det er muligt anvendt omkostningsperspektivet og rationaliseringsperspektivet til at udvælge IT-løsninger. Kommunerne der vælger at anvende denne arkitekturstyringsstrategi kan, ved korrekt implementering, opnå væsentlige økonomiske fordele og et væsentligt mere anvendeligt IT-systemlandskab. Kommunerne der ikke evner at implementere standardisering af IT-indkøb på en rigtig måde vil ofte opleve, at brugertilfredsheden blandt kommunens forskellige forvaltninger vil falde, at forvaltningerne vil forsøge at købe IT-løsninger ind uden om kommunens digitaliserings- og IT-afdeling, og at kommunens udgifter til IT vil stige.

Kommunen der vælger arkitekturstyringsstrategien ”Standardisering af IT-indkøb” skal satse benhårdt på, at alle IT-indkøb bliver forankret hos et team i kommunens IT eller digitaliseringsenhed, som vil stå for at forskellige ressourcer fra kommunens driftsorganisation kan give besyv på forslaget til investeringen. Det er derfor vigtigt kommunen der implementere denne arkitekturstyringsstrategi også implementere en standardiseret proces for IT-indkøb, og at kommunens digitaliseringsenhed får allokeret tiden til at kommunikere til de andre enheder i kommunen om anvendelsen af IT-anskaffelsesprocessen.

Fordele

Nedenfor er de forskellige fordele ved at anvende arkitekturstyringsstrategien ”Standardisering af IT-indkøb” opstillet:

  1. Standardisering af IT-indkøb kan belyse omkostningerne der anvendes på IT, og unødige omkostninger kan identificeres og fjernes.
  2. Standardisering af IT-indkøb mindsker fejl, ved at de rette spørgsmål stilles til indkøber, ansvarlig i forvaltningen og leverandøren rettidigt.

Ulemper

Nedenfor er de forskellige ulemper ved at anvende arkitekturstyringsstrategien ”Standardisering af IT-indkøb” opstillet:

  1. Forvaltningerne og deres forretningsenheder vil under visse situationer opleve en forlænget proces for tanke til handling.
  2. Forvaltningerne vil, hvis de ikke involveres på den rigtige måde, opleve at blive udsat for en række spørgsmål, som forvaltningen kan opleve som ”show stops”.
  3. Forvaltningerne vil udøve forskellige former for udenoms manøvre, hvor der investeres i forskellige typer informationsteknologier.

Roadmap mod implementering

Kommunen der vælger denne arkitekturstyringsstrategi kan anvende nedenstående roadmap til at opnå en succesfuld implementering og dermed fordelene ved arkitekturstrategien.  Et roadmap med henblik på implementering af arkitekturstyringsstrategien vil skulle igennem en beslutningsproces, hvor først direktionen i kommunen godkender implementeringen af strategien og sidenhen kommunalbestyrelsen. Årsagen til dette skyldes at de enkelte forvaltningers direktører og mellemledere skal forpligtige sig til at følge strategien, da kommunen ellers vil at gevinsterne ved at investere i strategien ikke vil kunne realiseres.

Det omtalte roadmap er som nedenfor:

  1. Udarbejd oplæg til beslutningstagerne i økonomiudvalget, hvori følgende indgår:
    1. Business case.
    2. Konceptuel procesbeskrivelse.
    3. Fordele og ulemper samt risici.
  2. Efter godkendelse, så skal planen forelægges kommunalbestyrelsen, så der er et permanent ledelsesmæssigt mandat, som bl.a. kan sikre forankring af strategien.
  3. Udarbejd implementeringsplan og kommunikationsplan.
  4. Indfør kontrolorgan i kommunens kontor for digitalisering.
  5. Eksekver implementeringsplan og kommunikationsplan.

Konklusion

Kommunerne der vælger arkitekturstyringsstrategien ”Standardisering af IT-indkøb” kan realisere en række fordele, men kommunen vil med en hvis risiko for, at kommunerne vil opleve at ulemperne bliver realiseret i stedet. Kommunerne der vælger strategien vil blive nødt til at sikre en forpligtigelse til implementering af strategien, da kommunen ellers vil opleve at den ikke vil blive forankret og understøtte at gevinsterne høstes. Kommunens beslutningstagere skal være bekendt med, at implementeringen af arkitekturstyringsstrategien.

Bookmark permalink.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *