Sammenlægning af kommuner

Struer og Holstebro sagde den 3. december 2015 nej til at fusionere, hvilket gør at en række ressourcer på kort sigt kan bruges på andre ting end at sammenkøre data og IT-løsninger, så forretningsprocesserne og dermed servicen til borgerne kan fungere ensartet i en ny og større kommune. De to førnævnte emner vil over tid vise sig særdeles relevante for de to kommuner med henblik på sikre en effektiv, god og ensartet borgerservice samt at opnå en økonomisk rentabel drift efter en sammenlægning.

I det rent hypotetiske scenarie at der i fremtiden forventes at foregå en eller flere kommunesammenlægninger, så vil en række aktiviteter der involverer digitalisering og IT sættes i gang, men på den anden side kan kommunerne også i fremtiden se frem til at en del af arbejdet vil være nemmere på grund af anvendelse af enkelte infrastruktur komponenter og systemer der er styret af KOMBIT.

Dette blogindlæg vil tage sit udgangspunkt i to sammenlægges og der i den forbindelse skal gennemføres en række aktiviteter for at digitaliseringen i den nye kommune kan komme på plads. Aktiviteterne vil i dette blogindlæg være organiseret om OIO EA rammeværkets kategorier, vil danne rammerne for de aktiviteter der skal sættes i gang.

Strategier

Kommunerne der skal sammenlægges har antageligvis en række strategier der omhandler, hvad kommunen vil udbyde til borgerne, hvordan de omtalte services forventes udbudt, og hvilken kvalitet som de relevante services skal have. Nedenfor er nogle eksempler på kommunale strategier opstillet:

  1. Borgerservice strategi.
  2. Kanalstrategi.
  3. Effektiviseringsstrategi.
  4. Digitaliseringsstrategi.
  5. Platformsstrategi.

Over tid skal strategierne gælde for den samlede kommune, hvilket betyder at et større arbejde med at definere de nye strategier skal sættes i gang samtidigt med at et kvalificeret kendskab til strategier der enten bortfalder eller udvikles kan håndteres på en effektiv måde.

Forretningsprocesser

De to kommuner der skal sammenlægges har på grund af lovgivningen et overlap mellem en række serviceområder der enten er borgervendte, administrative eller vendte mod organisationer (virksomheder, foreninger og NGO’er).

Data og informationer

Kommunerne skal også have klarlagt, hvor deres data findes i IT-systemerne, og hvordan de forskellige systemer behandler data. Hvordan anvendes de grunddata som kommunen råder over, og hvordan beriges de i de forskellige IT-systemer der har adgang til de databaser der indeholder grunddata.

Det vil vise sig relevant for kommunen at have overblikket over, hvor data “bor” og hvordan de behandles, ligesom det også vil vise sig nødvendigt for kommunerne at have kendskab til, hvordan data er struktureret og hvad de begreber som data repræsenterer egentlig betyder.

Derfor bør de kommuner der overvejer at foretage en kommunesammenlægning sætte gang i et information management program der har til hensigt at afklare data og sætte rammerne for data fremadrettet. For kommunernes IT-arkitekter vil det også vise sig relevant at arbejde med identificering af, hvordan grunddata bliver skabt til at begynde med, og hvilken kvalitet som de omtalte grunddata har. Desto dårligere kvalitet, desto mindre sandsynligt vil de nødvendige grunddata kunne genanvendes.

Systemlandskab

Kommunerne der vil sammenlægges gør ligeledes klogt i at kende til de to systemlandskaber der over tid skal smeltes sammen til et. I den forbindelse giver det mening for begge kommuner at have IT-arkitekter til at afdække de to systemlandskaber, så vigtige interessenter i kommunerne med sikkerhed kender til omkring 70 % af systemlandskabet, og ud fra de data kan udarbejdet et målbillede for et nyt konsolideret systemlandskab. Målbilledet bør ligge til grundlag for de ansøgninger om midler, som skal foretages hos begge kommuners IT-puljer.

Det er vigtigt for IT-arkitekterne, digitaliseringscheferne med flere at gøre det klart for både direktionen og kommunalbestyrelsen, at der i perioden op til konsolidering vil være en situation, hvor den nye sammenlagte kommune bliver nødt til at allokere midler til dobbelt drift.

Fremgangsmåde

Kommunerne kan anvende mange forskellige fremgangsmåder, hvor OIO EA rammeværket der i forvejen af Kommunernes Landsforening (KL) har en vigtig rolle. Dermed sagt så kan de to kommuners IT-arkitekter med fordel gøre brug af rammeværket til at at indsamle de fornødne informationer, gennemfører mulige gap-analyser og ikke mindst udarbejde strategier samt strategiplaner for, hvordan de to kommuner vil være i stand til at opnå de målsætninger, som beslutningstagerne har truffet.

Konklusion

Kommuner der vælger at blive sammenlagt kan i en periode efter kommunesammenlægningen opleve at skulle understøtte dobbelt drift. Dobbelt drift leder til dobbelte udgifter og dobbelt administration.

For at konsolidere systemlandskaber og infrastruktur mellem de kommuner der vælger at blive sammenlagt med hinanden, så skal kommunen få afdækket sin informationsarkitektur og IT-arkitektur samt teknologiarkitektur. Kommunerne kan på grund af forhold have udfordringer ved at de lokale forretningsprocesser der afviger fra det lovgivningen eller dikterer skal være på plads; hvilket er årsagen til at de kommuner der vælger at slå sig sammen også skal have fået styr på deres forretningsprocesser og dokumenteret disse. Kommunerne vil også have fordel af, at der defineres et målbillede for processerne og To-Be for de eksisterende processer.

Kilder

  1. Digitaliseringsstyrelsen, 2015, URL: http://arkitekturguiden.digitaliser.dk/oio-ea-metoden.
Bookmark permalink.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *